Um Serienbriefe in Word zu erstellen, wird einerseits der zu versendende Brief benötigt, andererseits ein „Datencontainer“. Das heisst, dort sind die benötigten Daten gespeichert.
In unserem Fall verwenden wir Excel um die Daten zu erfassen.
Weiters verwenden wir bei diesem Brief ein sogenanntes Fenstercouvert. Ob das Fenster links oder rechts ist, ist jedem selbst überlassen.
Schritt 1 – Erstellen der Adressen in Excel
Neue Tabelle öffnen (wenn nötig), Links klicken auf Office-Symbol, Neu auswählen
Alternativ dazu kann auch folgende Tastenkombination benutzt werden:
ALT+D (gleichzeitig drücken, dann loslassen) und dann N (für neu).
Nachdem dies gemacht wurde, beginnen wir damit die benötigten Zeilen, bzw. Spalten zu beschriften mit:
Anrede | Name | Vorname | Strasse | Nr | Land | PLZ | Ort
Nachdem diese „Vorarbeit“ gemacht wurde, kann mit der Erfassung der Adressen begonnen werden.
Wenn die Adressen erfasst wurden, beginnt die Vorbereitung des Briefes in Word.
Wichtig bei der Erfassung ist, dass KEINE Leerzeile zwischen der Überschrift und den Adressen ist.
Als erstes werden die Adressfelder im Brief festgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob man das Adressfeld lieber links oder rechts will.
In unserem Beispiel werden die Adressfelder rechts ausgerichtet. Bei der Ausrichtung ist zu beachten, dass die Adresse komplett und gut hinter dem „Fenster“ ersichtlich ist.
Die erste Zeile der Adresse des Adressaten beginnt 52 mm von oben.
Beginnen Sie Linksadressierungen 26 mm von links, bei Rechtsadressierungen
117 mm (11.7 cm) von links (Tabulator setzen).
Linksadressierungen und Rechtsadressierungen entsprechen beide der schweizerischen Norm.
An dieser Position setzen wir eine „Sprungmarke“ mit Ctrl + F9. Diese Markierung ist nur auf dem Bildschirm sichtbar und wird nicht gedruckt. 
Dann klicken wir hinter die „Sprungmarke“ da sich der Cursor beim setzen in der Marke befindet und betätigen Enter, bzw. die Leertaste. Das machen wir so oft wie wir sie benötigen.
Der Vorteil dieser Markierungen ist, dass sie mittels des Kurzbefehls F11 ausgewählt werden können. Das erleichtert die Sache enorm wenn wir die Seriendruckfelder einfügen wollen.
Nachdem diese Aufgabe erledigt worden ist, können wir uns dem Einfügen der Seriendruckfelder kümmern.
1. Register Sendungen auswählen
2. Empfänger auswählen
3. Vorhandene Liste verwenden auswählen
4. Quelle auswählen
Nachdem die Quelle ausgewählt wurde, erscheint folgendes Auswahlmenü:
Dabei unserem Beispiel die erste Datenreihe wirklich die Spaltenüberschriften enthält, lassen wir das Häkchen aktiviert und bestätigen mit OK.
Dann wählen wir Seriendruckfeld einfügen aus und fügen die benötigten Felder ein.
Zur Erinnerung! Da wir die benötigten Felder mit „Sprungmarken“ versehen haben,
können wir diese jetzt mit F11 auswählen.
So sieht’s dann aus, wenn die Felder eingefügt sind
Um den Brief noch persönlicher zu gestalten, kann man bei der Anrede die Grusszeile einfügen. Dann würde da stehen sehr geehrter Herr Muster oder sehr geehrte Frau Muster.
Nachdem der Brief dann so vorbereitet ist, können wir unseren Serienbrief
generieren (machen) lassen.
Um möglichst einfach mit Excel das Osterdatum zu berechnen – zum Beispiel den Ostersonntag -, geben Sie in Zelle A1 das Jahr ein, etwa 2010. Mit der folgenden Formel können Sie dann das Osterdatum berechnen:
